Begrenzung der Aufgabengröße bei Kanban

Die einzelnen Tasks sollten einen bestimmten Aufwand, z.B. acht bis zehn Stunden (also ca. einen Personentag) pro Station nicht überschreiten.

Das hat mehrere Gründe

  • Der Fortschritt ist bei zu großen Tasks nicht erkennbar, da diese Tasks nur selten bewegt werden und daher zu lange an derselben Stelle hängen.
  • Probleme werden zu spät erkannt. Weil sich zu große Tasks ohnehin kaum bewegen, fällt es sehr spät auf, wenn eine Task sich gar nicht mehr bewegt. Das schnelle Erkennen von Problemen ist aber ein Ziel von Kanban.
  • Die Vergleichbarkeit der Task ist nicht mehr gegeben, wenn zu große Tasks zugelassen werden. Die Karten auf dem Board repräsentieren dann sehr unterschiedliche Arbeitsmengen, so dass man nicht mehr auf einen Blick eine Übersicht über die Arbeitssituation im Team bekommt.
  • Erfolge stellen sich erst spät ein, da zu lang laufende Tasks „ewig“ auf dem Board hängen und der Abschluss einer Aufgabe erst spät gefeiert werden kann.
  • Die Kennzahl „Durchlaufgeschwindigkeit“ („Velocity“) verliert an Aussagekraft, da diese Kennzahl i.d.R. die nicht Größe der Tasks berücksichtigt.
  • Das System kann durch zu große Tasks blockiert werden, da die die Begrenzung des Work-in-Progress während deren Abarbeitungszeit verbietet, dass weitere Tasks begonnen werden. Das kann, insbesondere dann, wenn es aufgrund von Abhängigkeiten, zu Wartezeiten kommt die ganze Maschinerie blockieren. Dies kann man zwar mit entsprechenden Erweiterungen des Boards umgehen, worunter jedoch wieder die Übersichtlichkeit leidet.

Wie kommt man zu einem geeigneten Wert für die Tasks?

Die Obergrenze für die Taskgröße hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählt vor allem die Art der Tasks, die durch Kanban verwaltet werden und die Frequenz in der Kanban-Meetings stattfinden.

Am einfachsten besten ist, sich dem Wert für das Team durch Ausprobieren zu nähern.

Sind Ausnahmen zulässig?

Die Begrenzung auf eine bestimmte Größe ist immer nur eine Richtschnur. Sie sollten dann die oben beschriebenen Nachteile gegen das Kleinschneiden der Tasks abwägen.

Wenn sich z.B. eine Task nicht sinnvoll kleiner schneiden lässt, kann man diese auch ausnahmsweise über das Bord laufen lassen.

Gibt es auch eine Begrenzung nach unten?

Auch nach unten macht eine Begrenzung Sinn. Sind die Tasks zu klein, gehen wieder Übersichtlichkeit und Vergleichbarkeit verloren und das Erfolgserlebnisnach Abschluss einer Tasks hält sich in Grenzen.

Die Minimalgröße hängt einerseits davon ab, wie häufig das Kanbanmeeting stattfindet, aber auch davon wie wichtig die Task ist. So kann es auch Sinn machen für kleine, aber wichtige Tasks eine Karte an das Board zu hängen. Grundsätzlich sollte der Verwaltungsaufwand für eine einzelne Task deutlich geringer sein als der Aufwand, der zur Erledigung der Tasks notwendig ist.

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