So erreichen Sie schnell eine Reaktion auf Ihre Mails

Beginnen Sie Ihre E-Mails mit einer klaren Aussage, was der Empfänger (ggf. bis wann) tun soll. Dann erhalten Sie deutlich schneller die gewünschte Reaktion.
Ich bekam in der Schule beigebracht, dass das wichtigste am Schluss steht. Am Anfang eine interessante Einleitung und dann eine logische Herleitung, mit der ein Spannungsbogen aufgebaut wird, und dann der Knaller zum Schluss.
Ein solches Vorgehen ist für Romane, Festreden und auch Privatbriefe sicherlich noch angemessen. Im geschäftlichen Bereich ist das aber nicht immer der Fall.

Denn hier gilt eine E-Mail nicht mehr als Gesamtkunstwerk, sondern es kommt darauf an, dass die richtige Reaktion erfolgt. Und dabei können Sie dem Empfänger helfen, wenn Sie dass, was sonst als Schluss am Ende der Mail stehen würde, ganz nach vorne ziehen.
Der Satz sollte so formuliert sein, dass der Empfänger sofort weiß, was er tun soll und – falls notwendig, bis wann das zu tun ist. Im Idealfall muss er den Rest der Nachricht gar nicht mehr lesen. Dieser Teil ist für ihn ein „Angebot“, auf das er im Bedarfsfall zugreifen kann, es aber auch ausschlagen kann, wenn es gar nicht benötigt wird.

Im Prinzip geht es wie immer darum, sich in den Empfänger hinein zu versetzen und sich die Frage zu stellen: Was würde ich an seiner bzw. ihrer Stelle brauchen? Möchten Sie erst 20 Zeilen lang die Schreibkünste von anderen bewundern, bevor klar ist, was von Ihnen erwartet wird?

Denken Sie also konsequent vom Empfänger aus, und geben Sie ihm das, was er wahrscheinlich braucht: eine freundliche aber kurze Aussage, was Sie von ihm benötigen, mit einer klaren Deadline – falls nötig. Alle weiteren Infos können Sie gerne dazu packen, aber so, dass er sie lesen kann, aber nicht muss. Als Konsequenz dürfen Sie mit einer deutlich schnellere Reaktion des Empfängers rechnen.

Beispiele, wie es nicht geht, finden Sie sicherlich zur genüge in Ihrer eigenen Inbox. Die konsequente Anwendung des Prinzips findet man noch so selten, dass sie häufig positiv im Gedächtnis bleiben.

Da man die letzte Zeile (im Englischen Bottom Line) nach vorne an den Anfang (engl. up front) stellt, findet man diesen Tipp auch häufig als „BLUF“ (wichtig mit einem F!), vor allem im Amerikanischen Militär. Wenn Sie es etwas wissenschaftlicher mögen, finden Sie es auch unter „Pyramidaler Struktur“ oder „Pyramidalem Präsentieren“

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