Effizient arbeiten mit mehreren Kalendern

Für mich hat sich folgendes bewährt: Ich habe zwei Hauptkalender, einen privaten und einen beruflichen. Die kann ich normalerweise gut trennen, da der zweite nur die Termine werktags von 8-18 Uhr enthält, der andere den Rest. Die privaten Termine, die in meine normale Arbeitszeit fallen bzw. berufliche außerhalb der Arbeitszeit pflege ich doppelt, i.d.R. indem ich mich selbst einlade. Der Zusatzaufwand hält sich in Grenzen. Daneben gibt es eine Reihe von Team- bzw. Projektkalendern, in denen ich meine Abwesenheiten abstimme, sowie mehrere private Spezialkalender, die ich (Danke Google!) bei Bedarf ein und ausblenden kann.

In der letzten Bürostunde schaue ich mir meinen beruflichen Kalender der nächsten beiden Werktage an und prüfe für jeden Eintrag folgende Fragen:

  1. Fehlt etwas? Gerade bei Outlook hat es sich bewährt, sich nicht blind auf das System zu verlassen; gerade fehlende Serientermine, aber auch versprochene Einladungen fallen einem normalerweise leicht auf.
  2. Gibt es Terminüberschneidungen, z.B. aufgrund von kurzfristigen Verschiebungen oder neuen Einladungen.
  3. Gibt es noch unbestätigte Termine – habe ich z.B. nur mit Vorbehalt zugesagt, oder fehlt mir noch die Antwort eines Teilnehmers?
  4. Macht der Termin bei den bestätigten Teilnehmern noch Sinn?
  5. Stimmen die Lokationen? Habe ich für einen Ortswechsel genügend Zeit? Sind ausreichend große Räume gebucht – und bestätigt?
  6. Wurde die Agenda für das Meeting verschickt, sowie evtl. notwendiges Infomaterial?
  7. Bin ich auf die Meetings vorbereitet bzw. habe ich mir ausreichend Zeit zur Vorbereitung reserviert?
  8. Wo muss ich morgen früh  (bzw. Montag) als erstes hin? Wann muss ich los, um pünktlich zu sein?

Dieselben Fragen stelle ich mir abends nochmal für die Termine in meinem privaten Kalender, hier mit Blick auf die nächsten beiden Tage.

Alle Fragen stammen aus kleineren Katastrophen, die damit vermeidbar gewesen wären.

Während des Tages genügt mir dann ein Blick in den jeweils aktuellen Kalender, und die Beantwortung der beiden Fragen:

  1. Hat sich kurzfristig noch etwas geändert?
  2. Was steht als nächstes an?

Und durch die Prozedur oben, habe ich ziemliche Sicherheit, dass ich die zweite Frage richtig beantworten kann – und keine vermeidbaren Überraschungen erlebe.