Warum gerade Todoist?

Todoist ist eine Aufgabenverwaltung. Man kann sie sowohl über Apps für fast alle Geräte, auch Blackberry und Windows als auch über die Website vom Desktop aus nutzen. Sowohl Website als auch Apps machen einen aufgeräumten Eindruck, nutzen den Platz aber vernünftig aus. Todoist schafft eine Balance zwischen intuitiver Bedienung und Funktionen, die man nur findet, wenn man die Bedienungsanleitung liest oder besser auswendig lernt.

Das hält die Eingabemaske von Terminen schlank, weil man sich nicht durch ein Dutzend Optionen klicken muss, die man einmal pro Jahr benötigt. Trotzdem ist die Funktion vorhanden und kann sogar sehr schlank ausgewählt werden.

Todoist ist nicht die Todoliste mit den meisten Features,  2Do z.B. kann deutlich mehr. Er ist auch nicht die günstigste Variante. Aber er ist – im Moment – die App, welche meine Basis-Anforderungen am besten erfüllt:

  • Übersichtliche Darstellung der Tasks nach beliebig vielen Kriterien.
  • Mehrsprachigkeit (Deutsch/Englisch/…) und Verfügbarkeit auf (fast) allen Systemen sorgen für eine hohe Flexibilität.
  • Kostenlose Teamfunktion: Wenn jemand mit mir zusammenarbeiten will entstehen für ihn keine Kosten.
  • Teams können (leider auch müssen) für jedes Teil-Projekt neu definiert werden. Geht zwar sehr schnell, kann aber auch mal für Verwirrung sorgen.
  • Die Zahl der generierten Mails ist überschaubar und lässt sich in den Einstellungen fast reduzieren (sonst könnte ich ja gleich Mail zur Verwaltung verwenden.)
  • Verschachtelung von Projekten und Aufgaben: Jedes Projekt kann Unterprojekte und Aufgaben können Unteraufgaben haben. Das hilft mir persönlich sehr, den Überblick zu behalten.
  • Wiederkehrende Aufgaben: Aufgaben können so eingestellt werden, dass sie regelmäßig (zu bestimmten Terminen oder in bestimmten Abständen) wieder angezeigt werden. Hier fehlt mir dann leider der Starttermin (siehe unten).
  • Kontexte können auf verschiedene Arten abgebildet werden, manche funktionieren allerdings nur in der Premium-Version.

Über meine Basisanforderungen hinaus bietet der Todoist noch Feauters, die mir gut gefallen:

  • Ortsbasierte Erinnerungen
  • Die „Karma-“ genannte Funktion, die Punkte für Aufgabenerledigung bzw. Nutzung der erweiterten Funktionen gibt (Gamifikation) kommt meinem Spieltrieb sehr entgegen. (Mehr als einmal habe ich eine Aufgabe doch noch erledigt, um meine Tagespunkte zu bekommen 🙂

Was mir fehlt sind Startzeitpunkte von Aufgaben (d.h. frühestmöglicher Bearbeitungsbeginn). Eine Aufgabe wie „Neue Monatskarte kaufen“ interessiert mich erst kurz bevor die alte abgelaufen ist und nicht bereits 30 Tage früher.

Fazit: Pflicht ist gut gemeistert und auch in der Kür gibt es Pluspunkte. Wie bei jeder anderen Aufgabenverwaltung muss man auch bei Todoist mit dem ein oder anderen Kompromiss leben. Diese verhindern aber kein produktives Arbeiten.