Aufbau von Standard Operating Procedures

Standard Operating Procedures (SOP, deutsch Verfahrens- oder Musterablaufbeschreibungen) beschreiben ganz konkret wie in einem Team eine bestimmte Aufgabe gelöst wird. Ich selbst mag ein Tabellen-Format, dass für jeden Schritt aus drei (bzw. vier) Einträgen besteht:

  1. Im ersten Feld steht, WAS in diesem Schritt getan wird; sozusagen der Titel des Schrittes.
  2. Das zweite Feld enthält das WIE; hier wird beschrieben, wie dieser Schritt auszuführen ist.
  3. Das dritte Feld enthält alles, was sonst noch zu beachten ist oder mir bei der Ausführung des Schrittes hilft.
  4. Optional kann ein viertes Feld noch Ideen zur Verbesserung enthalten.

Folgende Dinge sind besonders wichtig:

  1. Die SOP muss aktuell sein. Ändert sich der Prozess, muss auch die SOP angepasst werden und die Aufbewahrung der SOP sollte so sein, dass es nie einen Zweifel gibt, welche Version den aktuellen Prozess beschreibt.
  2. Die Flughöhe muss stimmen. Eine SOP ist immer auf Profis geschrieben, also Nutzer, die eine bestimmte Ausbildung haben. Ist die Beschreibung zu oberflächlich, kann der Nutzer mit der SOP nichts anfangen; ist sie zu tief, muss man sich die wichtige Schritte herausfischen – die SOP bleibt in der Schublade. Nur wenn man eine angemessene Tiefe findet, wird die SOP auch genutzt.
  3. Hintergrundwissen wird nicht in der SOP dokumentiert. Hintergrundwissen ist immer gut, hat aber in einer SOP nichts verloren. Die Dokumentation schaut man sich beim ersten mal an; überfliegt sie beim zweiten mal und spätestens beim dritten mal ist es nur noch im Weg. Der Nutzer muss sich wiederum seine wichtigen Punkte heraussuchen – eine Garantie dafür dass die SOP in der Schublade bleibt.
  4. Selbst die beste SOP kann kein Training ersetzen. Eine SOP ist nicht dazu da, um sie einem neuen Teammitglied in die Hand zu drücken und dadurch komplett auf ein Training zu verzichten. Sie kann zwar den notwendigen Aufwand deutlich reduzieren, sollte aber nie zum Selbststudium eingesetzt werden.
  5. Länge der SOP beachten: eine SOP sollte 1-2 Seiten lang sein. Bei SOPs die deutlich länger sind, frage ich mich immer, ob es besser ist, sie aufzuteilen.

Eine zu detaillierte SOP oder Hintergrundwissen führt auch immer zu einem Erhöhten Aufwand beim Aktualisieren. Mit der Folge, dass die SOP nicht mehr – oder nur noch teilweise aktualisiert wird und damit schnell wertlos wird.