Was macht ein gutes Meeting aus?

Für mich gibt es vier Punkte, die erfüllt sein müssen, damit ein Meeting ein Erfolg war:

  1. Klare Resultate: Am Ende einer Besprechung sollte für jeden der Teilnehmer klar sein, was er bis wann zu tun hat und es sollte Einigkeit über das Ergebnis herrschen – selbst wenn man sich nur einig war, sich (in diesem Meeting) nicht zu einigen.
  2. Vorbereitete Teilnehmer: Jeder Teilnehmer, nicht nur der Organisator sollte auf das Meeting angemessen vorbereitet sein
  3. Struktur: Das Meeting sollte eine Struktur haben, die hilft, das Resultat zu erzielen, das setzt natürlich voraus, dass es mindestens einen Zweck für das Meeting gibt. Und schließlich:
  4. Sinvolles Timing: Das muss nicht unbedingt „pünktlich“ heißen, sondern kann auch mit einer deutlichen Verspätung sein, wenn es dafür gute Gründe gibt.

 Klare Resultate

Es gibt etwas, das ist schlimmer als ein Meeting ohne Ergebnis! Nämlich ein Meeting bei dem jeder ein anderes Ergebnis verstanden haben will. Alle sind sich einig, was man tun muss – nur keiner weiss, wer dieser man ist. Wenn am Ende einer Besprechung bzw. eines Tagesordnungspunktes noch Unklarheit herrscht – dann sollte zumindest das allen klar sein.

Vorbereitete Teilnehmer

Eine Tatsache, die viele Meetings in die Länge zieht, sind schlecht vorbereitete Teilnehmer. Manchmal scheinen sich die Leute erst in dem Meeting klar zu werden worum das Meeting überhaupt geht und dann fehlen notwendige Informationen. Oder wertvolle Zeit des Meetings wird verwendet, um den Report zu lesen, der im Meeting eigentlich verabschiedet werden sollte.

Struktur

Es gibt Meetings, bei denen munter zwischen verschiedenen Punkten hin- und hergesprungen wird oder mehrere Diskussionen zugleich stattfinden.

Strukturen helfen auch, wenn es Punkte gibt, die nicht alle Teilnehmer interessieren. Diese haben die Möglichkeit, mental oder physich den Raum zu verlassen und in der Zeit etwas anderes zu tun.

Sinnvolles Timing

Sinnvolles Timing ist etwas anderes als stupide Pünktlichkeit am Anfang und am Ende eines Meetings. Dazu zählt auch eine gute Portion Gelassenheit, wenn sich ein wichtiger Teilnehmer deutlich verspätet, oder die Möglichkeit, einen wichtigen Punkt zu Ende zu diskutieren statt das Meeting mit dem Glockenschlag zu beenden.