Effizient arbeiten mit mehreren Kalendern

Für mich hat sich folgendes bewährt: Ich habe zwei Hauptkalender, einen privaten und einen beruflichen. Die kann ich normalerweise gut trennen, da der zweite nur die Termine werktags von 8-18 Uhr enthält, der andere den Rest. Die privaten Termine, die in meine normale Arbeitszeit fallen bzw. berufliche außerhalb der Arbeitszeit pflege ich doppelt, i.d.R. indem ich mich selbst einlade. Der Zusatzaufwand hält sich in Grenzen. Daneben gibt es eine Reihe von Team- bzw. Projektkalendern, in denen ich meine Abwesenheiten abstimme, sowie mehrere private Spezialkalender, die ich (Danke Google!) bei Bedarf ein und ausblenden kann.

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Warum gerade Todoist?

Todoist ist eine Aufgabenverwaltung. Man kann sie sowohl über Apps für fast alle Geräte, auch Blackberry und Windows als auch über die Website vom Desktop aus nutzen. Sowohl Website als auch Apps machen einen aufgeräumten Eindruck, nutzen den Platz aber vernünftig aus. Todoist schafft eine Balance zwischen intuitiver Bedienung und Funktionen, die man nur findet, wenn man die Bedienungsanleitung liest oder besser auswendig lernt.

Das hält die Eingabemaske von Terminen schlank, weil man sich nicht durch ein Dutzend Optionen klicken muss, die man einmal pro Jahr benötigt. Trotzdem ist die Funktion vorhanden und kann sogar sehr schlank ausgewählt werden.

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Neue Literatursammlung begonnen

Im Moment werde ich in vielen Situationen nach weiterführender „Literatur“ gefragt. Deshalb habe ich begonnen, dass was auf dieser Site bereits vorhanden war, thematisch zu sortieren und zu ergänzen. Rezensionen zu den empfohlenen Werken hoffe ich nach und nach dazu packen zu können.

Die Listen finden Sie unter „Literatur & Co„, thematisch sortiert und (hoffentlich) stetig wachsend.

Anregungen, Ergänzungen und Kommentare sind jederzeit willkommen.
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Einkaufslisten mit Evernote

Guy with PhoneEvernot eignet sich hervorragend für viele Dinge, darunter auch Einkaufslisten. Mit kleinen Tricks kann man diese noch etwas einfacher gestalten:

Ich verwende die Checklistenfunktion, um zu markieren, welche Artikel ich benötige. Wandert der Artikel in den Warenkorb, wird der Haken entfernt. Das widerspricht erstmal der Idee vom „Abhaken“, hat aber einen Vorteil: Ich muss die Artikel nicht jedes Mal neu eingeben, sondern nur einen Haken setzen, wenn Bedarf besteht.

Und es hat einen weiteren Vorteil: ich kann die Artikel so anordnen, wie es meinem normalen Laufweg im Supermarkt entspricht. Das vermeidet das hin- und herlaufen, weil man kurz vor der Kasse feststellt, dass man noch einen Artikel aus der hintersten Ecke braucht.

Wer möchte, kann die Liste über Evernote auch freigeben, so dass der Rest des Haushalts auf dieselbe Liste zugreifen kann.

Digitalisierung und Agilität – ein Widerspruch?

Industrie 4.0 oder Digitalisierung macht es notwendig, dass die Prozesse automatisiert sind und die Systeme innerhalb und zwischen den Unternehmen perfekt aufeinander abgestimmt sind.

Hohe Automatisierung und abgestimmte Schnittstellen – das ist das genaue Gegenteil von schneller Reaktion und Beweglichkeit. Trotzdem – oder gerade deshalb – funktioniert Digitalisierung nicht ohne Agilität – und umgekehrt.

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Min/Max statt Pareto

80/20 VerteilungIn vielen Zeitmanagement-Seminaren wird gerne auf das Pareto-Prinzip, oder die 80/20-Regel verwiesen

. Die Idee dahinter ist, dass man für 80% einer Aufgabe nur 20% der Zeit benötigt und die restlichen 20% dann mit 80% des Aufwands erledigen muss.

Das Grundprinzip einer ungleichen Aufwandsverteilung trifft auch tatsächlich auf viele Aufgaben zu, auch wenn die 80/20-Verteilung eher ein Beispiel ist, und fast alle denkbaren Verteilungen vorkommen. Ich will es daher mal so formulieren: „Wenn man mit wenig Aufwand schon einen großen Teil des Ergebnisses erzielen kann, dann kümmere Dich um diesen Teil und lass‘ den Rest weg.“
Das klingt einleuchtend, wirft aber zwei Fragen auf:

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Was ist das Gegenteil eines agilen Teams?

Das Gegenteil eines agilen Teams ist ein festes Team. Die Bezeichnung ist bewusst neutral gewählt, weil weder agil noch fest eine Bewertung enthalten soll. Ob ein agiles oder ein festes Team „besser“ sind, hängt stark von vielen Faktoren ab – nicht zuletzt davon wie „besser“ definiert ist.

In einem stabilen Umfeld, wie es in der Industrie lange die Regel war, dürfte ein festes Team deutlich besser abgeschnitten haben als ein agiles.

Im einzelnen kann man ein festes Team durch folgende Attribute beschreiben:

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Was zeichnet ein agiles Team aus?

Ein agiles Team zeichnet sich, meiner Meinung nach, dadurch aus, proaktiv auf sich ändernde Situationen umgehen zu können.

Im Detail sind dies folgende Punkte:

  1. Konsequente Orientierung am wahrgenommenen Kundennutzen
  2. Vermeidung von Verschwendung
  3. Fokussierung auf die Kernkompetenzen des Teams
  4. Gelebte Eigenverantwortung jedes Teammitglieds
  5. Konstruktiver Umgang mit Prozessen und Systemen; konstruktiver Umgang mit Fehlern, die es erlaubt aus Fehlern zu lernen.
  6. Intrinsisch motivierte Weiterentwicklung der Team-Mitglieder
  7. Fähigkeit, neue Mitglieder schnell aufzunehmen und den Weggang von Mitgliedern angemessen zu kompensieren.
  8. Kooperationsbereitschaft und -fähigkeit innerhalb des Teams und mit anderen Teams, insbesondere dem Kunden – auch über Unternehmens- und Ortsgrenzen hinweg.
  9. Etablierte Problemlösungs- und Umsetzungskultur
  10. Eine Kommunikationskultur, bei der Effektivität über Effizienz geht, ist etabliert.

Die einzelnen Punkte bedingen sich zum Teil gegenseitig, einzelne Aspekte könnte man sogar als Synonyme interpretieren.

Deshalb besteht auch nicht unbedingt eine Reihenfolge zwischen den einzelnen Punkten, abgesehen davon, dass Punkt 1 – Orientierung am Kundennutzen – deutlich hervorsticht.

Agilität heißt nicht Geschwindigkeit

Gerne wird Agilität, also Beweglichkeit, mit Geschwindigkeit oder Schnelligkeit gleichgesetzt.

Häufig liefern agile Projekte ja auch schneller ein greifbares Ergebnis.

Dennoch ist es ein Trugschluss, dass agile Projekte automatisch schneller sind als klassische Projekte. Gute klassische Projekte können mindestens ebenso schnell sein, wie agile. Im Gegenteil, wenn es tatsächlich nur auf Geschwindigkeit ankommt, ist ein klassischer Ansatz womöglich die bessere Wahl.

Wieso ist agil langsamer? Und wieso soll man dann überhaupt agil vorgehen?

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