Verwende einen Team-Kalender für Veranstaltungen, die vom Einlader unabhängig sind

In Teams gibt es i.d.R. eine Reihe von Terminen, die auch dann stattfinden, wenn der Einlader nicht da ist, z.B. Morgentreffen oder Teamrunden. Diese sollten z.B. auch dann stattfinden, wenn die Teamleiterin im Urlaub ist.

Für diese Termine empfehle ich,  die Einladung von einem Teamkalender aus zu verschicken. Das hat eine Reihe von Vorteilen:

  • Die Teamleiterin kann einzelne Veranstaltungen ablehnen ohne den gesamten Termin abzusagen. Dadurch bleibt ihr eigener Kalender aktuell.
  • Alle Teammitglieder können prüfen, wer zu einem bestimmten Termin zu- oder abgesagt hat.
  • Falls die Teamleiterin z.B. im Urlaub ist, kann ihr Vertreter den Termin anpassen, auch kurzfristig.
  • Einen geeigneten Zeitpunkt für ein Meeting zu finden, ist ein einem Teamkalender einfacher – falls alle Teammitglieder ihre wichtigen Termine auch hier eingetragen haben.

Die Eisenhower-Methode schadet der Delegation

Die sog. Eisenhower-Methode (vgl. Wikipedia) ist eine gute Methode, um den Unterschied zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben zu verdeutlichen. Wenn die Unterscheidung nicht beachtet wird, besteht die große Gefahr, sich vor allem um die dringenden Dinge zu kümmern. Dabei können auch Dinge sein, die zwar dringend, aber kaum wichtig sind. Dadurch geht die Zeit für wichtige, aber eben nicht dringende Dinge verloren. Die Eisenhower-Methode verdeutlicht diese Unterscheidung sehr anschaulich. Mehr aber auch nicht. Sie ist absolut nicht als Zeitmanagement-Instrument nicht geeignet ist, wozu sie absolut nicht geeignet ist. Denn dabei wird versucht, etwas in ein Schema zu pressen, dass keinen Sinn macht.

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Turn the Ship Around! A True Story of Turning Followers Into Leaders

Vor kurzem habe ich das Buch „Turn the Ship Around!“ von David Marquet gelesen. Darin beschreibt Marquet wie er das Mindset einer U-Boot-Besatzung drehen konnte. In nur wenigen Monaten wird durch den „Leader-Leader“-Ansatz aus einem Schiff das am unteren Ende der Bewertungen der Navy rangiert eines der besten. Das geschieht nicht durch harten Drill und strenge Disziplin sondern dadurch, dass das Mindset verändert wird: Alle werden dazu gebracht mitzudenken und Verantwortung zu übernehmen. Das geht aber nur, weil der Kapitän es schafft, dass alle Sinn und Ziel ihrer Mission verstehen und entsprechend handeln können.

Marquet schildert die Situation und die entsprechenden Maßnahmen sehr offen. Dabei werden nicht nur die Maßnahmen und deren Umsetzung beschrieben, Marquet bemüht sich auch das zugrundeliegende Prinzip herauszuarbeiten. Dadurch ist eine Übertragung in eine andere Umgebung möglich. Und auch wenn der Wandel sehr schnell passiert und sich Märchenhaft anmutet, werden Fehlschläge nicht verschwiegen; Marquet schildert auch, wie er selbst mit der Umsetzung des ein oder anderen Prinzips kämpfen musste und wie er selbst mehrmals kurz davor stand, aufzugeben.

Sicherlich ist die Situation auf einem U-Boot eine sehr besondere und nicht ohne weiteres mit der in normalen Unternehmen oder Abteilungen vergleichbar. Es ist aber doch überraschend, wie häufig es sich um die gleichen oder ähnliche Probleme handelt, vor denen man auch in den Abteilungen „normaler“ Unternehmen steht. Marquet beendet jedes Kapitel mit einer Reihe von Fragen, die diesen Transfer nochmals erleichtern.

Am Anfang war ich etwas skeptisch, aber das Buch hatte mich nach wenigen Seiten bereits in seinen Bann gezogen.

Marquet, David L.: „Turn the Ship around! A True Story of Turning Followers Into Leaders“ (en) (Amazon)

Definierte Prozesse und Agilität

Eine der größten Missverständnisse ist das „agile“ Unternehmen keine definierten Prozesse mehr bräuchten, während „schlechte Prozesse“ und Prozessmanagement als Kriterium für die alte Welt gesehen werden. Das ist aber so nicht richtig.

Einerseits wird Agilität häufig dort eingesetzt, wo Neuland betreten wird. Hier stellt man dann häufig fest, dass es gar keinen definierten Prozess gibt oder die Prozessdokumentation nicht passt. Dann wird der Prozess als Nebenprodukt erstellt bzw. angepasst. Fehlt diese Dokumentation bedeutet dies, dass der Prozess jedes Mal wieder von Neuem entdeckt werden muss. Das bedeutet unter Umständen, dass man Fehler wiederholt und Verbesserungspotentiale nicht ausschöpft. Die Qualität des Ergebnisses ist mehr oder weniger zufällig.

Wenn man sich auf bekanntem Terrain bewegt, hat man es mit existierenden Prozessen zu tun. Diese passen unter Umständen aber nicht mehr zum agilen Vorgehen. Die Lösung besteht aber nicht darin, diese Prozesse zu ignorieren und auf Prozesse zu verzichten. Es ist wichtig, dass die bestehenden Prozesse „agilisiert“ werden, und dass gilt ganz besonders für den Meta-Prozess, also den Prozess zur Anpassung der Prozesse.

Gerade dieser Prozess muss eine gute Balance zwischen Anforderungen an Stabilität und Geschwindigkeit ermöglichen.

Effizient arbeiten mit mehreren Kalendern

Für mich hat sich folgendes bewährt: Ich habe zwei Hauptkalender, einen privaten und einen beruflichen. Die kann ich normalerweise gut trennen, da der zweite nur die Termine werktags von 8-18 Uhr enthält, der andere den Rest. Die privaten Termine, die in meine normale Arbeitszeit fallen bzw. berufliche außerhalb der Arbeitszeit pflege ich doppelt, i.d.R. indem ich mich selbst einlade. Der Zusatzaufwand hält sich in Grenzen. Daneben gibt es eine Reihe von Team- bzw. Projektkalendern, in denen ich meine Abwesenheiten abstimme, sowie mehrere private Spezialkalender, die ich (Danke Google!) bei Bedarf ein und ausblenden kann.

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Warum gerade Todoist?

Todoist ist eine Aufgabenverwaltung. Man kann sie sowohl über Apps für fast alle Geräte, auch Blackberry und Windows als auch über die Website vom Desktop aus nutzen. Sowohl Website als auch Apps machen einen aufgeräumten Eindruck, nutzen den Platz aber vernünftig aus. Todoist schafft eine Balance zwischen intuitiver Bedienung und Funktionen, die man nur findet, wenn man die Bedienungsanleitung liest oder besser auswendig lernt.

Das hält die Eingabemaske von Terminen schlank, weil man sich nicht durch ein Dutzend Optionen klicken muss, die man einmal pro Jahr benötigt. Trotzdem ist die Funktion vorhanden und kann sogar sehr schlank ausgewählt werden.

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Neue Literatursammlung begonnen

Im Moment werde ich in vielen Situationen nach weiterführender „Literatur“ gefragt. Deshalb habe ich begonnen, dass was auf dieser Site bereits vorhanden war, thematisch zu sortieren und zu ergänzen. Rezensionen zu den empfohlenen Werken hoffe ich nach und nach dazu packen zu können.

Die Listen finden Sie unter „Literatur & Co„, thematisch sortiert und (hoffentlich) stetig wachsend.

Anregungen, Ergänzungen und Kommentare sind jederzeit willkommen.
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Einkaufslisten mit Evernote

Guy with PhoneEvernot eignet sich hervorragend für viele Dinge, darunter auch Einkaufslisten. Mit kleinen Tricks kann man diese noch etwas einfacher gestalten:

Ich verwende die Checklistenfunktion, um zu markieren, welche Artikel ich benötige. Wandert der Artikel in den Warenkorb, wird der Haken entfernt. Das widerspricht erstmal der Idee vom „Abhaken“, hat aber einen Vorteil: Ich muss die Artikel nicht jedes Mal neu eingeben, sondern nur einen Haken setzen, wenn Bedarf besteht.

Und es hat einen weiteren Vorteil: ich kann die Artikel so anordnen, wie es meinem normalen Laufweg im Supermarkt entspricht. Das vermeidet das hin- und herlaufen, weil man kurz vor der Kasse feststellt, dass man noch einen Artikel aus der hintersten Ecke braucht.

Wer möchte, kann die Liste über Evernote auch freigeben, so dass der Rest des Haushalts auf dieselbe Liste zugreifen kann.