Was ist das Gegenteil eines agilen Teams?

Das Gegenteil eines agilen Teams ist ein festes Team. Die Bezeichnung ist bewusst neutral gewählt, weil weder agil noch fest eine Bewertung enthalten soll. Ob ein agiles oder ein festes Team „besser“ sind, hängt stark von vielen Faktoren ab – nicht zuletzt davon wie „besser“ definiert ist.

In einem stabilen Umfeld, wie es in der Industrie lange die Regel war, dürfte ein festes Team deutlich besser abgeschnitten haben als ein agiles.

Im einzelnen kann man ein festes Team durch folgende Attribute beschreiben:

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Den Tag mit E-Mails beginnen?

Viele der Zeitmanagement-Gurus empfehlen, statt morgens als erstes seine Mails zu lesen, lieber „mit richtiger“ Arbeit zu beginnen und die Mails auf später zu verschieben. Vielen macht das ein schlechtes Gewissen, weil sie doch lieber als erstes einen Blick in ihren Posteingang werfen.

Für mich hat sich dieses auf verschiedenen Gründen bewährt. Wenn möglich lese ich die Nachrichten bereits auf dem Weg – was vor allem deshalb funktioniert weil ich mich nicht selbst morgens durch den Frankfurter Verkehr quälen muss.

Für mich hat dieser Mailcheck eine Reihe von Vorteilen:

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Zu wenige Mails können auch ein Fehler-Zeichen sein

Werde ich morgens durch eine riesige Anzahl an neuen Nachrichten überrascht, so deutet bereits dir eine Anzahl an Nachrichten darauf hin, dass irgendetwas schief gelaufen ist. In der Regel ist das auch ein guter Indikator dass ich mich um irgendetwas ganz dringend kümmern muss.

Aber auch zu wenige Nachrichten können ein Fehler-Indikator sein. Man muss es ja nicht gleich übertreiben, wie in diesem Comic bei Geek & Poke dargestellt wurde.

Machmal macht es daher auch Sinn, für eine Kennzahl Schwellwerte in beide Richtungen zu definieren.

Sinn und Unsinn von CC-Filtern

Ein Tipp, dem ich sehr häufig begegnet, lautet einen CC-Filter einzurichten. Dabei wird eine Regel erstellt, die alle eMails, die man „nur“ als Kopie erhält in einen eigenen Ordner, z.B. CC-Mails, verschoben. In manchen Firmen wirkt das Wunder und die Anzahl der Mails, die in der Inbox verbleiben werden dauerhaft um 50-70% reduziert. Die Methode hat aber auch Nachteile, die man gegen eine schlankere Inbox abwegen sollte.

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Wie lang darf eine eMail sein?

Im Gegensatz zu Twitter gibt es bei eMails keine Beschränkung der Textlänge. Jeder darf so große eMails schreiben, wie es ihm gefällt. Gleichzeitig empfehlen manche Produktivitäts-Gurus die Länge einer eMail auf fünf Sätze zu beschränken, damit sie vom Empfänger noch gelesen werde. Und tatsächlich, wer einen Auftrag in dreißig Zeilen Hintergrundinformation „versteckt“, der braucht sich nicht zu wundern, wenn dieser übersehen wird. Doch wie lang soll eine eMail dann sein?

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Gehört der [Projektname] in die Betreffzeile?

Eine sehr einfache Verbesserung der Betreffzeile kann es sein, den Namen eines „Projektes“ in eckigen Klammern an den Anfang des Betreffs zu setzen.

Sowohl Sender als auch Empfänger profitieren davon. Denn es definiert sozusagen den Kontext der eMail, der Empfänger weiß gleich, worum es geht und auch der ursprüngliche Sender kann eine Rückantwort gleich zuordnen. Und die Beschränkung auf den Titel des Projekts lässt noch genug Platz für einen sinnvollen Betreff.

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Wie nützlich ist EOM?

Man kann eMails wie eine SMS nutzen, und den gesamten Inhalt in die Betreff-Zeile packen. Damit der Empfänger sich nicht über einen leeren Nachrichten-Körper wundert, bürgert es sich langsam ein, den Betreff mit EOM also „End of Message“ zu beenden. Das an sich ist praktisch. Es gibt aber eine Reihe von Nachteilen, die man bedenken sollte.

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Inbox Zero – Immer einen leeren Posteingang?

Inbox Zero, frei als Leere Eingangsordner übersetzt, ist ein Ansatz, um mit der täglichen Flut an eMails zurecht zu kommen. Für mich bedeutet es, dass ich es mindestens einmal täglich schaffen will, alle meine verschiedenen Eingangsordner geleert zu haben.

Das heißt weder, dass ich alle Aufgaben abgearbeitet habe, die über diese Kanäle hereinkommen, noch dass diese Ordner für den Rest des Tages leer bleiben müssen.

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Helfen Inbox-Filter wirklich?

Die meisten eMail-Clients unterstützen eine Art von Filter. Mit Thunderbird oder MS Outlook kann man komplexe Filterstrukturen zusammenbauen, und Nachrichten in Ordner verschieben oder andere Aktionen damit ausführen. Aber hilft das wirklich, um die Produktivität zu erhöhen?

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