Die Eisenhower-Methode schadet der Delegation

Die sog. Eisenhower-Methode (vgl. Wikipedia) ist eine gute Methode, um den Unterschied zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben zu verdeutlichen. Wenn die Unterscheidung nicht beachtet wird, besteht die große Gefahr, sich vor allem um die dringenden Dinge zu kümmern. Dabei können auch Dinge sein, die zwar dringend, aber kaum wichtig sind. Dadurch geht die Zeit für wichtige, aber eben nicht dringende Dinge verloren. Die Eisenhower-Methode verdeutlicht diese Unterscheidung sehr anschaulich. Mehr aber auch nicht. Sie ist absolut nicht als Zeitmanagement-Instrument nicht geeignet ist, wozu sie absolut nicht geeignet ist. Denn dabei wird versucht, etwas in ein Schema zu pressen, dass keinen Sinn macht.

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Effizient arbeiten mit mehreren Kalendern

Für mich hat sich folgendes bewährt: Ich habe zwei Hauptkalender, einen privaten und einen beruflichen. Die kann ich normalerweise gut trennen, da der zweite nur die Termine werktags von 8-18 Uhr enthält, der andere den Rest. Die privaten Termine, die in meine normale Arbeitszeit fallen bzw. berufliche außerhalb der Arbeitszeit pflege ich doppelt, i.d.R. indem ich mich selbst einlade. Der Zusatzaufwand hält sich in Grenzen. Daneben gibt es eine Reihe von Team- bzw. Projektkalendern, in denen ich meine Abwesenheiten abstimme, sowie mehrere private Spezialkalender, die ich (Danke Google!) bei Bedarf ein und ausblenden kann.

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Warum gerade Todoist?

Todoist ist eine Aufgabenverwaltung. Man kann sie sowohl über Apps für fast alle Geräte, auch Blackberry und Windows als auch über die Website vom Desktop aus nutzen. Sowohl Website als auch Apps machen einen aufgeräumten Eindruck, nutzen den Platz aber vernünftig aus. Todoist schafft eine Balance zwischen intuitiver Bedienung und Funktionen, die man nur findet, wenn man die Bedienungsanleitung liest oder besser auswendig lernt.

Das hält die Eingabemaske von Terminen schlank, weil man sich nicht durch ein Dutzend Optionen klicken muss, die man einmal pro Jahr benötigt. Trotzdem ist die Funktion vorhanden und kann sogar sehr schlank ausgewählt werden.

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Einkaufslisten mit Evernote

Guy with PhoneEvernot eignet sich hervorragend für viele Dinge, darunter auch Einkaufslisten. Mit kleinen Tricks kann man diese noch etwas einfacher gestalten:

Ich verwende die Checklistenfunktion, um zu markieren, welche Artikel ich benötige. Wandert der Artikel in den Warenkorb, wird der Haken entfernt. Das widerspricht erstmal der Idee vom „Abhaken“, hat aber einen Vorteil: Ich muss die Artikel nicht jedes Mal neu eingeben, sondern nur einen Haken setzen, wenn Bedarf besteht.

Und es hat einen weiteren Vorteil: ich kann die Artikel so anordnen, wie es meinem normalen Laufweg im Supermarkt entspricht. Das vermeidet das hin- und herlaufen, weil man kurz vor der Kasse feststellt, dass man noch einen Artikel aus der hintersten Ecke braucht.

Wer möchte, kann die Liste über Evernote auch freigeben, so dass der Rest des Haushalts auf dieselbe Liste zugreifen kann.

Min/Max statt Pareto

80/20 VerteilungIn vielen Zeitmanagement-Seminaren wird gerne auf das Pareto-Prinzip, oder die 80/20-Regel verwiesen

. Die Idee dahinter ist, dass man für 80% einer Aufgabe nur 20% der Zeit benötigt und die restlichen 20% dann mit 80% des Aufwands erledigen muss.

Das Grundprinzip einer ungleichen Aufwandsverteilung trifft auch tatsächlich auf viele Aufgaben zu, auch wenn die 80/20-Verteilung eher ein Beispiel ist, und fast alle denkbaren Verteilungen vorkommen. Ich will es daher mal so formulieren: „Wenn man mit wenig Aufwand schon einen großen Teil des Ergebnisses erzielen kann, dann kümmere Dich um diesen Teil und lass‘ den Rest weg.“
Das klingt einleuchtend, wirft aber zwei Fragen auf:

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Was ist das Gegenteil eines agilen Teams?

Das Gegenteil eines agilen Teams ist ein festes Team. Die Bezeichnung ist bewusst neutral gewählt, weil weder agil noch fest eine Bewertung enthalten soll. Ob ein agiles oder ein festes Team „besser“ sind, hängt stark von vielen Faktoren ab – nicht zuletzt davon wie „besser“ definiert ist.

In einem stabilen Umfeld, wie es in der Industrie lange die Regel war, dürfte ein festes Team deutlich besser abgeschnitten haben als ein agiles.

Im einzelnen kann man ein festes Team durch folgende Attribute beschreiben:

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Nutzwertanalyse – erst Schätzen, dann genau rechnen?

Die Nutzwertanalyse verspricht in komplexen Situationen eine mathematische Entscheidungsunterstützung. Das Verfahren hilft, wenn man sich zwischen zwei (oder mehr) Varianten entscheiden muss, die sich durch eine Reihe von unterschiedlichen Attributen auszeichnen. Beim Kauf einer Wohnung kann das neben der Größe auch die Lage und natürlich der Mietpreis und die Ausstattung sein. Für jedes Attribut wird zunächst ein Gewicht festgelegt, je nachdem wie wichtig das Attribut ist. Ist mir also die Lage wichtiger als die Ausstattung. Wie wichtig ist mir die Miete? usw. Dann werden die einzelnen Attribute für jede Variante ermittelt.

Diese werden mit dem zuvor festgelegten Gewicht multipliziert und danach addiert. Dadurch erhält man für jede Variante eine mathematische Bewertung und die Variante mit dem höchsten Gesamtwert ist die beste – theoretisch zumindest.

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Artikel und Mini-Experiment zum Multitasking

3d Männchen Zeitmanagement

Quelle: Fotomek via Fotolia.com

Fast-Company hat einen Artikel zum Thema „Multitasking“ veröffentlicht. Dazu gibt es ein Video mit einem Vergleich von Multitaskern und Monotaskern (beides in Englisch).

Wenig überraschend gewinnt die Monotaskerin bei dem kleinen Experiment, die alle Störungen abgeschaltet hat. Die beiden Multitasker folgen, es verliert der Monotasker, der sich zwar von neuen Nachrichten stören lässt, diese aber erst nach seiner Aufgabe beantwortet. Weiterlesen