Wege zur Meisterschaft

Mein Zeitmangement-Tipp Nr. 1 lautet: „Beherrsche Deine Tools“ – wie kannst Du das erreichen, gerade wenn Du eigentlich keine Zeit hast? Das Ergebnis des dritten Schritts aus dem Beitrag sollte eine Liste mit Handlungsfeldern sein. Je nach persönlicher Präferenz, Art des Handlungsfelds und verfügbarer Zeit stehen Dir hier verschiedene Methoden zur Verfügung.

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Zeitmanagement-Tipp Nr.1: Beherrsche deine Werkzeuge

 

Es gibt wenige, wirklich universelle Zeitmanagement Tipps, aber „Meisterschaft bei den eigenen Werkzeugen“ ist definitiv einer davon. Leider ist er aber auch wieder ein gutes Beispiel dafür, dass man in Zeitmanagement auch Zeit investieren muss.

Was bedeutet es aber seine Tools zu beherrschen? Zunächst brauchen wir eine gute Übersicht darüber, was unsere wichtigen Werkzeuge sind und eine realistische Einschätzung, wie gut wir mit diesen Werkzeugen umgehen können und in wieweit wir die Anforderung „Meisterschaft“ mit diesem Tool erfüllen. Das Ergebnis ist eine Liste, welche den Handlungsbedarf aufzeigt und die wir nun der Priorität nach abarbeiten können. Als positiven Nebeneffekt gibt es gleich auch eine Liste mit den Dingen, die Du alles kannst.

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Artikel und Mini-Experiment zum Multitasking

3d Männchen Zeitmanagement

Quelle: Fotomek via Fotolia.com

Fast-Company hat einen Artikel zum Thema „Multitasking“ veröffentlicht. Dazu gibt es ein Video mit einem Vergleich von Multitaskern und Monotaskern (beides in Englisch).

Wenig überraschend gewinnt die Monotaskerin bei dem kleinen Experiment, die alle Störungen abgeschaltet hat. Die beiden Multitasker folgen, es verliert der Monotasker, der sich zwar von neuen Nachrichten stören lässt, diese aber erst nach seiner Aufgabe beantwortet. Weiterlesen

Aufbau von Standard Operating Procedures

Standard Operating Procedures (SOP, deutsch Verfahrens- oder Musterablaufbeschreibungen) beschreiben ganz konkret wie in einem Team eine bestimmte Aufgabe gelöst wird. Ich selbst mag ein Tabellen-Format, dass für jeden Schritt aus drei (bzw. vier) Einträgen besteht:

  1. Im ersten Feld steht, WAS in diesem Schritt getan wird; sozusagen der Titel des Schrittes.
  2. Das zweite Feld enthält das WIE; hier wird beschrieben, wie dieser Schritt auszuführen ist.
  3. Das dritte Feld enthält alles, was sonst noch zu beachten ist oder mir bei der Ausführung des Schrittes hilft.
  4. Optional kann ein viertes Feld noch Ideen zur Verbesserung enthalten.

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Was macht ein gutes Meeting aus?

Für mich gibt es vier Punkte, die erfüllt sein müssen, damit ein Meeting ein Erfolg war:

  1. Klare Resultate: Am Ende einer Besprechung sollte für jeden der Teilnehmer klar sein, was er bis wann zu tun hat und es sollte Einigkeit über das Ergebnis herrschen – selbst wenn man sich nur einig war, sich (in diesem Meeting) nicht zu einigen.
  2. Vorbereitete Teilnehmer: Jeder Teilnehmer, nicht nur der Organisator sollte auf das Meeting angemessen vorbereitet sein
  3. Struktur: Das Meeting sollte eine Struktur haben, die hilft, das Resultat zu erzielen, das setzt natürlich voraus, dass es mindestens einen Zweck für das Meeting gibt. Und schließlich:
  4. Sinvolles Timing: Das muss nicht unbedingt „pünktlich“ heißen, sondern kann auch mit einer deutlichen Verspätung sein, wenn es dafür gute Gründe gibt.

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Meiden Sie Screenshots beim Erstellen von SOPs

Viele Autoren von Standard Operating Procedures (SOP) garnieren ihr Werk gerne mit aussagekräftigen Bildschirmfotos. Ein Bild sagt schließlich mehr als tausend Worte. Manch eine SOP kann man schon fast als Fotostory bezeichnen. Das hat jedoch eine ganze Reihe von Nachteilen. Deshalb sollte man möglichst sparsam mit Screenshots umgehen und diese falls möglich sogar ganz vermeiden.

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