Effizient arbeiten mit mehreren Kalendern

Für mich hat sich folgendes bewährt: Ich habe zwei Hauptkalender, einen privaten und einen beruflichen. Die kann ich normalerweise gut trennen, da der zweite nur die Termine werktags von 8-18 Uhr enthält, der andere den Rest. Die privaten Termine, die in meine normale Arbeitszeit fallen bzw. berufliche außerhalb der Arbeitszeit pflege ich doppelt, i.d.R. indem ich mich selbst einlade. Der Zusatzaufwand hält sich in Grenzen. Daneben gibt es eine Reihe von Team- bzw. Projektkalendern, in denen ich meine Abwesenheiten abstimme, sowie mehrere private Spezialkalender, die ich (Danke Google!) bei Bedarf ein und ausblenden kann.

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Umgang mit verspäteten Besprechungen

Wenn man es selbst relativ pünktlich zur Besprechung geschafft hat, kann es natürlich passieren, dass andere noch später kommen und die Besprechung mit Verzögerung beginnt. Pünktlich beginnende Besprechungen sind – zumindest gefühlt – die Ausnahme.

Und das ist auch eigentlich gar nicht schlimm (vgl. Muss eine Besprechung pünktlich beginnen?). Trotzdem können zu sehr verspätete Teilnehmer ganz schön nerven. Wie geht man damit am besten um?

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Muss eine Besprechung pünktlich beginnen?

Eine der deutschen Tugenden ist Pünktlichkeit. Nur merkt man gerade bei Besprechungen häufig wenig davon.Und wie viel Pünktlichkeit ist überhaupt notwendig?

Wenn pünktliche Teilnehmer auf Zuspätkommer warten, entstehen Kosten. Diese lassen sich leicht ausrechnen. Was aber ist mit dem Aufwand, der notwendig ist, um rechtzeitig da zu sein? Wer sicher zu Beginn des Meetings anwesend sein will, muss die ein oder andere Verzögerung einplanen. Treten diese Probleme nicht auf, ist man zu früh dran. Auch dadurch entstehen Kosten. Diese tauchen aber in keiner Statistik auf.

Ist dann zu spät kommen doch die bessere Alternative?

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Was macht ein gutes Meeting aus?

Für mich gibt es vier Punkte, die erfüllt sein müssen, damit ein Meeting ein Erfolg war:

  1. Klare Resultate: Am Ende einer Besprechung sollte für jeden der Teilnehmer klar sein, was er bis wann zu tun hat und es sollte Einigkeit über das Ergebnis herrschen – selbst wenn man sich nur einig war, sich (in diesem Meeting) nicht zu einigen.
  2. Vorbereitete Teilnehmer: Jeder Teilnehmer, nicht nur der Organisator sollte auf das Meeting angemessen vorbereitet sein
  3. Struktur: Das Meeting sollte eine Struktur haben, die hilft, das Resultat zu erzielen, das setzt natürlich voraus, dass es mindestens einen Zweck für das Meeting gibt. Und schließlich:
  4. Sinvolles Timing: Das muss nicht unbedingt „pünktlich“ heißen, sondern kann auch mit einer deutlichen Verspätung sein, wenn es dafür gute Gründe gibt.

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Ich schick dann ein Fotoprokoll …

Dank moderner Smartphones hat heute jeder überall einen Fotoapparat dabei. Und auch wenn die Qualität bei manchen Geräten noch zu wünschen übrig lässt, sind diese gut genug, um statt etwas mühsam abzuschreiben schnell ein Erinnerungsfoto zu schießen.

Häufig wird das ganze am Anfang von der Bemerkung begleitet „Sie brauchen nicht mitzuschreiben, ich mach nachher ein (Foto-)Protokoll“. Also ein paar Schnappschüsse und schon ist das Protokoll fertig! Kann es wirklich so einfach sein?

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