Verwende einen Team-Kalender für Veranstaltungen, die vom Einlader unabhängig sind

In Teams gibt es i.d.R. eine Reihe von Terminen, die auch dann stattfinden, wenn der Einlader nicht da ist, z.B. Morgentreffen oder Teamrunden. Diese sollten z.B. auch dann stattfinden, wenn die Teamleiterin im Urlaub ist.

Für diese Termine empfehle ich,  die Einladung von einem Teamkalender aus zu verschicken. Das hat eine Reihe von Vorteilen:

  • Die Teamleiterin kann einzelne Veranstaltungen ablehnen ohne den gesamten Termin abzusagen. Dadurch bleibt ihr eigener Kalender aktuell.
  • Alle Teammitglieder können prüfen, wer zu einem bestimmten Termin zu- oder abgesagt hat.
  • Falls die Teamleiterin z.B. im Urlaub ist, kann ihr Vertreter den Termin anpassen, auch kurzfristig.
  • Einen geeigneten Zeitpunkt für ein Meeting zu finden, ist ein einem Teamkalender einfacher – falls alle Teammitglieder ihre wichtigen Termine auch hier eingetragen haben.

Definierte Prozesse und Agilität

Eine der größten Missverständnisse ist das „agile“ Unternehmen keine definierten Prozesse mehr bräuchten, während „schlechte Prozesse“ und Prozessmanagement als Kriterium für die alte Welt gesehen werden. Das ist aber so nicht richtig.

Einerseits wird Agilität häufig dort eingesetzt, wo Neuland betreten wird. Hier stellt man dann häufig fest, dass es gar keinen definierten Prozess gibt oder die Prozessdokumentation nicht passt. Dann wird der Prozess als Nebenprodukt erstellt bzw. angepasst. Fehlt diese Dokumentation bedeutet dies, dass der Prozess jedes Mal wieder von Neuem entdeckt werden muss. Das bedeutet unter Umständen, dass man Fehler wiederholt und Verbesserungspotentiale nicht ausschöpft. Die Qualität des Ergebnisses ist mehr oder weniger zufällig.

Wenn man sich auf bekanntem Terrain bewegt, hat man es mit existierenden Prozessen zu tun. Diese passen unter Umständen aber nicht mehr zum agilen Vorgehen. Die Lösung besteht aber nicht darin, diese Prozesse zu ignorieren und auf Prozesse zu verzichten. Es ist wichtig, dass die bestehenden Prozesse „agilisiert“ werden, und dass gilt ganz besonders für den Meta-Prozess, also den Prozess zur Anpassung der Prozesse.

Gerade dieser Prozess muss eine gute Balance zwischen Anforderungen an Stabilität und Geschwindigkeit ermöglichen.

Warum gerade Todoist?

Todoist ist eine Aufgabenverwaltung. Man kann sie sowohl über Apps für fast alle Geräte, auch Blackberry und Windows als auch über die Website vom Desktop aus nutzen. Sowohl Website als auch Apps machen einen aufgeräumten Eindruck, nutzen den Platz aber vernünftig aus. Todoist schafft eine Balance zwischen intuitiver Bedienung und Funktionen, die man nur findet, wenn man die Bedienungsanleitung liest oder besser auswendig lernt.

Das hält die Eingabemaske von Terminen schlank, weil man sich nicht durch ein Dutzend Optionen klicken muss, die man einmal pro Jahr benötigt. Trotzdem ist die Funktion vorhanden und kann sogar sehr schlank ausgewählt werden.

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Einkaufslisten mit Evernote

Guy with PhoneEvernot eignet sich hervorragend für viele Dinge, darunter auch Einkaufslisten. Mit kleinen Tricks kann man diese noch etwas einfacher gestalten:

Ich verwende die Checklistenfunktion, um zu markieren, welche Artikel ich benötige. Wandert der Artikel in den Warenkorb, wird der Haken entfernt. Das widerspricht erstmal der Idee vom „Abhaken“, hat aber einen Vorteil: Ich muss die Artikel nicht jedes Mal neu eingeben, sondern nur einen Haken setzen, wenn Bedarf besteht.

Und es hat einen weiteren Vorteil: ich kann die Artikel so anordnen, wie es meinem normalen Laufweg im Supermarkt entspricht. Das vermeidet das hin- und herlaufen, weil man kurz vor der Kasse feststellt, dass man noch einen Artikel aus der hintersten Ecke braucht.

Wer möchte, kann die Liste über Evernote auch freigeben, so dass der Rest des Haushalts auf dieselbe Liste zugreifen kann.

Inkrementell ist nicht zwangsläufig „agil“

Inkrementelles Vorgehen ist eines der prominentesten Vorgehen bei der agilen Methode „Scrum“ – wenn auch nicht unbedingt die wichtigste. Statt nach relativ langer Zeit ein großes Ergebnis zu liefern erhält der Kunde bereits nach kurzer Zeit nutzbare Teilergebnisse, Inkremente. Die frühen Inkremente haben nur Basisfunktionen, und sind unter Umständen noch weit davon entfernt, von dem was sich der Kunde vorgestellt hat.

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Aufgabenverwaltung in Teams

Eine gute Aufgabenverwaltung für Teams zu finden ist auch 2016 noch ein größeres Problem. Die Anzahl an möglichen Lösungen macht das nicht gerade einfacher. Jede Lösung ist für nur eine bestimmte Situation gut geeignet, und sorgt in anderen für neue Probleme. Weiterlesen

Aufbau von Standard Operating Procedures

Standard Operating Procedures (SOP, deutsch Verfahrens- oder Musterablaufbeschreibungen) beschreiben ganz konkret wie in einem Team eine bestimmte Aufgabe gelöst wird. Ich selbst mag ein Tabellen-Format, dass für jeden Schritt aus drei (bzw. vier) Einträgen besteht:

  1. Im ersten Feld steht, WAS in diesem Schritt getan wird; sozusagen der Titel des Schrittes.
  2. Das zweite Feld enthält das WIE; hier wird beschrieben, wie dieser Schritt auszuführen ist.
  3. Das dritte Feld enthält alles, was sonst noch zu beachten ist oder mir bei der Ausführung des Schrittes hilft.
  4. Optional kann ein viertes Feld noch Ideen zur Verbesserung enthalten.

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